Oszczędność 4300 zł miesięcznie na materiałach biurowych
Większość właścicieli firm w Polsce uważa, że wydatki na biuro to drobne, o które nie warto kruszyć kopii. Jednak w firmie produkcyjnej, z którą pracowaliśmy w marcu 2024 roku, te drobne kwoty urosły do 12 000 zł miesięcznie. Po trzech tygodniach analizy i wprowadzeniu prostych zasad, faktura za materiały spadła o równe 4300 zł.
Gdzie uciekały pieniądze?
Zacząłem od przejrzenia segregatorów z fakturami z ostatnich 14 miesięcy. To była żmudna robota, ale liczby nie kłamią. Okazało się, że pięć różnych działów zamawiało ten sam papier do ksero u trzech różnych dostawców. Ceny różniły się nawet o 21% za tę samą ryzę. Nikt nie kontrolował stanów magazynowych, więc każdy domawiał towar na zapas, gdy tylko kończyła się paczka w jego pokoju.
Kolejnym problemem był zakup chemii gospodarczej i kawy. Firma kupowała drogie tabletki do zmywarek w lokalnym markecie, płacąc detaliczną marżę. Tylko na samej kawie i środkach czystości marnowali 840 zł miesięcznie przez czysty brak organizacji. Widzimy to czarno na białym: brak centralnego punktu zakupów to najkrótsza droga do dziury w budżecie.
Zauważyliśmy, że 23 zamówienia w ciągu roku były niepotrzebnymi duplikatami, które kurzyły się na regałach.
Plan naprawczy w trzech krokach
Wprowadziliśmy zasadę jednego okienka. Od kwietnia 2024 roku za wszystkie zakupy biurowe odpowiada tylko jedna osoba – pani Joanna z administracji. Zajmuje jej to teraz 3.2 godziny w tygodniu, ale proces jest przejrzysty. Wynegocjowaliśmy jedną umowę z hurtownią papierniczą, co od razu ścięło ceny o 16% dzięki większym zamówieniom.
Zrezygnowaliśmy też z kupowania małych opakowań wody mineralnej. Zainstalowanie dwóch dystrybutorów filtrujących wodę kosztowało na starcie 2100 zł, ale inwestycja zwróciła się już po 3 miesiącach. Koszt wody spadł z 620 zł do symbolicznych 45 zł za wymianę filtrów raz na pół roku. To są proste zasady, które dają lepsze wyniki.
Konkretne efekty po 90 dniach
Po kwartale sprawdziliśmy stan konta. Średnia oszczędność wyniosła dokładnie 4287 zł miesięcznie. To ponad 51 000 zł rocznie, które zostaje w firmie zamiast lądować w śmietniku. Co ważne, nikt w biurze nie odczuł pogorszenia standardu pracy. Wręcz przeciwnie, bo teraz materiały są zawsze pod ręką i nikt nie musi biegać do sklepu, gdy nagle zabraknie papieru.
Sprawdzamy fakty, nie obietnice, więc monitorujemy te wydatki co miesiąc. Dzięki temu unikamy tzw. pełzających kosztów, które lubią wracać, gdy tylko poluzuje się dyscyplinę. Dla firmy zatrudniającej 47 osób, te pieniądze to równowartość leasingu za porządny samochód dostawczy lub budżet na małą kampanię reklamową w Google.
Oszczędność 4300 zł miesięcznie to dla tej firmy 51 600 zł czystego zysku w skali roku.
Jak zacząć u siebie?
Nie potrzebujesz drogiego oprogramowania, żeby naprawić ten chaos. Zacznij od zebrania faktur z ostatniego kwartału i wpisania ich w prosty arkusz. Podziel wydatki na kategorie: papier, kawa, chemia, tonery. Szybko zauważysz, że ceny skaczą, a terminy zamówień są przypadkowe. To pierwszy krok do odzyskania kontroli nad własnymi pieniędzmi.
Jeśli nie masz czasu na taką zabawę, zleć to komuś z zewnątrz. My w Orzeł Strategia Biznesowa robimy takie audyty w 4-7 dni roboczych. Koszty spadły o konkretną kwotę u każdego z naszych 83 stałych klientów, którzy zdecydowali się na ten krok. Bez zbędnego gadania – to po prostu matematyka, która zawsze się zgadza. P.S. Większość hurtowni daje rabaty przy zamówieniach powyżej 500 zł, o czym rzadko wspominają na start.
