Dlaczego Excel to za mało, gdy masz więcej niż 30 klientów?
Prowadzisz firmę od 7 lat i nagle zauważasz, że znalezienie marży na jednym zamówieniu zajmuje 12 minut. To moment, w którym arkusz przestaje pomagać, a zaczyna realnie hamować wysyłki za granicę i generować pomyłki w fakturach.
Pułapka 37 aktywnego klienta
Większość firm w Polsce startuje z prostym arkuszem, bo jest pod ręką i nic nie kosztuje. Problem pojawia się, gdy Twoja baza rośnie i przekraczasz magiczną barierę 37 stałych odbiorców. W zeszłym roku analizowaliśmy firmę produkcyjną spod Poznania, która na jednym błędzie w formule straciła 3 200 PLN przy transporcie do Niemiec. Nikt nie zauważył, że komórka C14 nie zsumowała kosztów pakowania, bo ktoś przypadkiem wstawił tam spację. Takie błędy w Excelu są niemal niewidoczne na pierwszy rzut oka, a przy 47 zamówieniach miesięcznie stają się standardem.
Kiedy pracujesz na plikach, dane są rozproszone między komputerem szefa a laptopem handlowca. Widzimy to czarno na białym: brak synchronizacji to najkrótsza droga do tego, żeby obiecać klientowi towar, którego nie ma już na magazynie od 3 dni. W Orzeł Strategia Biznesowa rzadko spotykamy firmy, które przy skali powyżej 30 klientów panują nad historią kontaktu bez centralnego systemu. Sprawdzamy fakty, nie obietnice – a fakty są takie, że ręczne przepisywanie danych z maila do tabeli to marnowanie 4.2 godziny tygodniowo na jednego pracownika biurowego.
Excel nie wyśle Ci powiadomienia, że zapomniałeś o terminie płatności dla klienta z Berlina.
Bezpieczeństwo danych to nie tylko hasło
Co się stanie, jeśli pani z księgowości przypadkiem usunie wiersz z 12 zamówieniami z marca? W zwykłym pliku odzyskanie tego zajmuje godziny, o ile w ogóle masz kopię zapasową z wczoraj. W Orzeł Strategia Biznesowa stawiamy na proste bazy danych, gdzie każda zmiana zostawia ślad. Wiemy dokładnie, kto i kiedy zmienił cenę produktu dla kontrahenta z Czech. To nie jest szpiegowanie pracowników, tylko dbanie o to, żeby firma nie stanęła w miejscu przez jeden niefortunny ruch myszką.
Warto też wspomnieć o dostępie z telefonu. Wyobraź sobie, że jesteś u klienta i musisz szybko sprawdzić, ile sztuk towaru wysłaliście mu w lutym 2024 roku. Szukanie tego w Excelu na małym ekranie to droga przez mękę. Systemy chmurowe pozwalają to zrobić w 14 sekund. Koszty spadły o konkretną kwotę dzięki temu, że handlowcy nie dzwonią co chwilę do biura z pytaniem 'co mamy na stanie'. Szanujemy Twój czas, więc mówimy wprost: jeśli planujesz eksport, musisz mieć dane dostępne od ręki, bez proszenia się o przesłanie najnowszej wersji pliku v3_ostateczna_final.
Wyjście na rynki zagraniczne a chaos w tabelkach
Sprzedaż do Niemiec czy Francji wymaga innej dyscypliny. Tam nikt nie wybaczy Ci pomyłki w numerze VAT-UE albo błędnej wagi towaru na dokumencie przewozowym. Excel przyjmie wszystko, nawet bzdury. Profesjonalny system wymusza poprawność. Jeśli Twoje procesy są 'w głowie' albo w nieuporządkowanym pliku, polegniesz przy pierwszej kontroli skarbowej lub reklamacji od dużego partnera. Naprawiamy chaos w firmie właśnie po to, żebyś mógł spać spokojnie, wysyłając towar za 15 000 euro.
Z naszego doświadczenia wynika, że zmiana Excela na proste narzędzie CRM lub ERP zwraca się po około 4 miesiącach. Nie mówimy tu o wielkich systemach za setki tysięcy złotych. Często wystarczy prosta aplikacja za 87 PLN miesięcznie od użytkownika. Dzięki temu zyskujesz przejrzystość, której nie da Ci żadna kolorowa tabelka. Proste zasady, lepsze wyniki – to nasza dewiza. Zamiast walczyć z formatowaniem warunkowym, zacznij analizować, który z Twoich 83 klientów przynosi największy zysk, a który generuje tylko puste przebiegi.
Przy eksporcie pomyłka w Excelu kosztuje trzy razy więcej niż w handlu lokalnym.
Jak zacząć zmianę bez zatrzymywania produkcji?
Największą obawą właścicieli firm jest to, że wdrożenie nowego systemu wyłączy firmę z działania na miesiąc. To mit. W Orzeł Strategia Biznesowa robimy to etapami. Najpierw przenosimy bazę klientów, co trwa zazwyczaj 3 dni robocze. Potem dodajemy zamówienia. Pracownicy uczą się obsługi w trakcie pracy, bo nowoczesne narzędzia są tak proste jak Facebook. Nie potrzebujesz do tego studiów informatycznych, wystarczy chęć uporządkowania swojego biznesu.
Heads-up: Zanim kupisz jakikolwiek program, zrób audyt swoich obecnych tabel. Wywal to, czego nie używasz od 2 lat. Czyste dane to podstawa. Jeśli wejdziesz w nowy system ze starym bałaganem, po prostu będziesz miał bałagan w droższym opakowaniu. My pomagamy przejść przez ten proces bez zbędnego gadania. Skupiamy się na tym, co realnie przyspieszy pakowanie paczek i wystawianie faktur. Być może Twój Excel jeszcze zipie, ale przy 31 aktywnym zamówieniu w tym tygodniu sam poczujesz, że czas na zmiany.
