Jak uratowaliśmy 14 godzin tygodniowo w hurtowni z Radomia
Zaczęło się od tego, że Andrzej, właściciel hurtowni Art-Papier w Radomiu, przestał sypiać spokojnie. Jego firma rosła, ale on zamiast planować rozwój, spędzał popołudnia na szukaniu zagubionych faktur i poprawianiu błędów w zamówieniach. Widzieliśmy to czarno na białym: chaos zżerał jego marże i czas dla rodziny.
Bałagan, który kosztował realne pieniądze
Hurtownia Art-Papier działa w Radomiu od 2016 roku i przez długi czas radziła sobie świetnie na czystej intuicji właściciela. Jednak przy skali 156 stałych klientów, stara metoda 'wszystko mam w głowie' przestała działać. Gdy odwiedziliśmy ich biuro po raz pierwszy, Andrzej pokazał nam biurko, na którym leżało 47 nieopisanych faktur od dostawców. Nikt nie wiedział, które są zapłacone, a które czekają na termin. To powodowało przestoje w dostawach, bo dostawcy blokowali wysyłki towaru przez zaległości rzędu kilku tysięcy złotych, o których Andrzej po prostu zapomniał.
Analiza procesów zajęła nam 4 dni robocze. Sprawdzaliśmy fakty, nie obietnice pracowników. Wyliczyliśmy, że pani Beata z księgowości spędza średnio 3 godziny dziennie na przepisywaniu danych z papierowych WZ-ek do komputera. To był klasyczny przykład marnotrawstwa. W tym samym czasie magazynierzy czekali na wydruki, paląc papierosy i generując koszty stałe bez żadnego pożytku dla firmy. Widzieliśmy to czarno na białym: firma traciła potencjał na rozwój, bo utonęła w papierach.
Jak znaleźliśmy te 14 godzin?
Nasza metoda była prosta: stoper w ręku i obserwacja. Przez dwa dni towarzyszyliśmy pracownikom w ich codziennych zadaniach. Okazało się, że najwięcej czasu ucieka na komunikację między biurem a magazynem. Magazynier, pan Jurek, musiał pokonywać 85 metrów za każdym razem, gdy klient chciał zmienić ilość zamawianego towaru w ostatniej chwili. Robił to około 19 razy dziennie. To prawie półtorej godziny samego chodzenia i gadania, które nic nie wnosiło do marży firmy.
Drugim 'złodziejem czasu' był proces reklamacji. Każdy zwrot od klienta trwał średnio 54 minuty obsługi biurowej. Trzeba było znaleźć oryginał faktury w archiwum, zrobić ksero, zadzwonić do kuriera i ręcznie wpisać korektę. W skali tygodnia hurtownia miała około 11 takich przypadków. Wdrożyliśmy prosty folder współdzielony i nadaliśmy uprawnienia do edycji stanów magazynowych w czasie rzeczywistym. Bez zbędnego gadania, czas obsługi reklamacji spadł do 14 minut na jedno zgłoszenie.
Sprawdzaliśmy fakty, nie obietnice. Okazało się, że pracownicy tracą 3 godziny dziennie na zwykłe chodzenie między biurkami.
Rozwiązania, które nie bolą portfela
Większość firm doradczych zaczęłaby od namawiania Andrzeja na system ERP za 50 tysięcy złotych. My w Orzeł Strategia Biznesowa wiemy, że małe firmy z Radomia nie mają takich budżetów na start. Zamiast tego wykorzystaliśmy darmowe narzędzia, które Andrzej już miał w pakiecie biurowym, ale z nich nie korzystał. Stworzyliśmy prostą instrukcję stanowiskową dla każdego z 5 pracowników. Każdy dostał jasną listę: co robi o 8:00, co o 12:00, a co przed wyjściem do domu. Proste zasady, lepsze wyniki.
Kolejnym krokiem było przeszkolenie zespołu z obsługi klienta zagranicznego. Andrzej chciał sprzedawać do Niemiec, ale bał się bariery językowej i innych przepisów. Przygotowaliśmy 7 gotowych szablonów wiadomości po niemiecku i angielsku, które załatwiają 92% typowych pytań od kontrahentów. Dzięki temu biuro przestało panikować, gdy na ekranie pojawiał się numer z kierunkowym +49. Koszty wdrożenia zamknęły się w kwocie mniejszej niż jeden miesięczny leasing auta dostawczego.
Konkretne wyniki po 3 miesiącach
Dzisiaj, trzy miesiące po naszej interwencji, liczby mówią same za siebie. Andrzej odzyskał 14.2 godziny tygodniowo, które teraz poświęca na negocjacje z nowymi dostawcami z Czech. Firma obsłużyła w zeszłym miesiącu 187 zamówień bez ani jednej pomyłki w asortymencie. Poprzednio błędy zdarzały się w co dziesiątej paczce. To nie tylko oszczędność na kurierach, ale przede wszystkim święty spokój i lepsza opinia w Google, która podskoczyła z 4.1 na 4.7 przy 47 nowych opiniach.
Najważniejsza zmiana zaszła jednak w głowach zespołu. Pracownicy przestali się bać kontroli, bo procesy są teraz jasne. Wiedzą, że jeśli wykonają swoje zadania według nowej rozpiski, wyjdą z pracy punkt 16:00. Andrzej przestał być 'strażakiem' gaszącym pożary w biurze i stał się właścicielem firmy. Właśnie przygotowujemy dla niego strategię wejścia na rynek czeski, bo dzięki uwolnionemu czasowi ma wreszcie zasoby, żeby o tym realnie myśleć. Jeśli chcesz podobnych efektów, zarezerwuj 20-minutową konsultację z naszym analitykiem.
Andrzej przestał być strażakiem gaszącym pożary, a stał się prawdziwym właścicielem firmy, który ma czas na rozwój.
