Skrócenie czasu wystawiania faktur z 3 dni do 45 minut
W firmie transportowej faktury były wystawiane ręcznie raz w tygodniu. Wdrożyliśmy automat, który pobiera dane z GPS i generuje dokumenty sam.
Pan Mariusz z Trans-Logistyki Jaworski tracił trzy dni w każdym miesiącu na samo wypisywanie faktur. Wprowadziliśmy prosty mechanizm łączący dane z nadajników GPS w ciężarówkach z arkuszem rozliczeniowym. Teraz cały proces zajmuje mniej niż godzinę, a błędy w kwotach zniknęły całkowicie.
Wyzwanie
Firma posiada 14 ciągników siodłowych obsługujących trasy krajowe. Głównym problemem był bałagan w papierach – kierowcy oddawali pogniecione potwierdzenia odbioru z opóźnieniem, co wstrzymywało płatności. Księgowa, pani Grażyna, musiała ręcznie przepisywać kilometry i stawki z każdego zlecenia do osobnego pliku, co zajmowało jej średnio 26 godzin w miesiącu.
Często zdarzały się pomyłki o 100-150 złotych, co skutkowało reklamacjami od kontrahentów i jeszcze większymi opóźnieniami w przelewach. Brakowało systemu, który widziałby, gdzie auto faktycznie było i ile przejechało, bez czekania na powrót kierowcy do bazy w Radomiu.
Podejście
Zaczęliśmy od audytu pracy biura z ostatnich dwóch miesięcy, żeby zobaczyć, gdzie dokładnie ucieka czas. Okazało się, że najwięcej energii szło na weryfikację tras z systemem GPS, który firma i tak już opłacała, ale nikt nie korzystał z jego raportów do fakturowania.
Nasz zespół przygotował skrypt, który raz na dobę pobiera gotowe dane o zakończonych kursach. Zamiast budować drogi system od zera, wykorzystaliśmy to, co klient już posiadał, dodając tylko moduł łączący te dane z wzorem faktury. Przetestowaliśmy to na 5 wybranych trasach, zanim puściliśmy proces dla całej floty.
Rozwiązanie
Stworzyliśmy panel kontrolny, w którym księgowość widzi listę kursów gotowych do rozliczenia. Każda pozycja ma już przypisaną trasę, numer rejestracyjny i wyliczoną kwotę na podstawie stawek zapisanych w bazie. Pani Grażyna klika jeden przycisk, sprawdza czy dane się zgadzają i generuje plik PDF gotowy do wysyłki.
Wdrożyliśmy też proste powiadomienia dla kierowców. Jeśli system widzi, że kurs się skończył, a zdjęcie dokumentu WZ nie trafiło do bazy przez aplikację w telefonie, kierowca dostaje SMS-a. Dzięki temu biuro nie musi dzwonić do 14 osób co tydzień z pytaniem o brakujące papiery.
Rezultaty
Efekt przeszedł oczekiwania właściciela, bo nie tylko przyspieszyliśmy biuro, ale też poprawiliśmy płynność finansową firmy. Faktury wychodzą teraz tego samego dnia, w którym towar dojechał do celu, a pieniądze trafiają na konto znacznie szybciej.
Harmonogram
-
Wrzesień 2024Analiza 48 faktur z poprzedniego miesiąca i wyłapanie błędów.
-
Wrzesień 2024Połączenie bazy danych GPS z nowym skryptem rozliczającym.
-
Październik 2024Szkolenie dla księgowości i kierowców z przesyłania zdjęć WZ.
-
Listopad 2024Pierwsza zbiorcza wysyłka faktur w czasie krótszym niż godzina.
"Myślałem, że przy moich 14 autach nie opłaca się nic zmieniać, bo to niby tylko dla dużych firm. Orzeł Strategia Biznesowa pokazała mi, że wystarczy połączyć to, co już mam, żeby zyskać dwa dni wolnego."